Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur en 10 étapes !

Consacrer du temps et des efforts à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau collaborateur est indispensable afin d’assurer son succès dans l’entreprise. Pour cela, voici quelques conseils pratiques pour aider les employeurs à favoriser l'autonomie des nouveaux employés et à les rendre rapidement opérationnels. Ces conseils incluent la préparation de l'arrivée du nouvel employé, l'organisation d'une journée d'accueil et l'assignation d'un mentor pour aider à la formation et à l'adaptation.

L’intégration d’un nouveau collaborateur est un élément clé du parcours salarié, pourtant trop souvent négligé par les entreprises. Selon une étude de Mercuri Urval, 65 % des entreprises ne disposent pas de processus d’intégration, ce qui peut causer une première mauvaise impression et compromettre la fidélisation du nouvel employé.

Pour éviter cette situation, voici les 10 étapes pour une bonne intégration :

1. La fiche de poste :

Cette étape cruciale permet de définir les contours du poste, de préciser les missions et les tâches qui y sont associées, les objectifs à atteindre, les conditions d'exercice (horaires, lieu de travail) ainsi que la rémunération. La fiche de poste doit être rigoureusement établie afin de correspondre à la réalité du terrain, car si la perception qu'a le nouveau collaborateur de son poste ne correspond pas à la réalité, cela risque de causer des problèmes. Elle doit également inclure l'identification du poste, le service auquel le salarié sera rattaché, la hiérarchie, etc.

1. Préparer son arrivée :

Préparer le reste de l'équipe à l'arrivée du nouveau collaborateur permet d’assurer un accueil chaleureux du nouveau collaborateur. Il est important que tous les membres de l'équipe soient informés de son arrivée pour éviter toute surprise qui pourrait créer un malaise.

Pour cela, vous pouvez envoyer un message à toute l'entreprise expliquant qui est le nouveau collaborateur, quel sera son poste, quelles seront ses missions et qui seront les salariés impliqués dans son intégration.

1. L’administratif :

Le processus d'onboarding doit permettre de décharger le nouveau collaborateur des tâches administratives afin qu'il puisse se concentrer sur son intégration et sur ses missions. Ainsi, vous pouvez réceptionner les documents nécessaires avant son arrivée, comme le RIB ou les diplômes, et la signature du contrat de travail peut être effectuée le jour de l'arrivée ou en amont grâce à la signature électronique.

Les outils de gestion des ressources humaines permettent d'automatiser et de centraliser toutes les tâches liées à l'onboarding, comme les entretiens, la formation, l'administratif et la gestion des compétences. Cela permet d'offrir une expérience structurée et orientée vers le collaborateur, adaptée à tous les types d'organisations.

1. La communication :

Il est important de fournir toutes les informations pratiques nécessaires pour qu'il puisse se préparer adéquatement jusqu’à son premier jour de travail. Par exemple, lui communiquer les horaires de travail, le programme de la journée d'accueil, ainsi que tout autre détail utile tel que les options de restauration disponibles, la nécessité d'apporter une tasse pour la machine à café, etc.

Il est également recommandé de demander au collaborateur s'il a des besoins particuliers, tels que des adaptations pour des raisons de santé ou une formation préalable, afin de préparer au mieux son arrivée.

1. Le poste de travail :

Avant l'arrivée du nouveau collaborateur, il est important de s'assurer que tout son équipement de travail est prêt et fonctionnel, notamment son ordinateur, son adresse e-mail professionnelle, ses accès aux logiciels de l'entreprise, ses fournitures, son téléphone professionnel, ses badges d'accès aux locaux et tous les documents dont il aura besoin pour commencer à travailler.

1. La présentation de l’entreprise et des collaborateurs :

Présentez au collaborateur à la fois l'entreprise et ses futurs collègues. Pour ce faire, il est recommandé de faire un tour des bureaux avec le nouveau collaborateur pour lui présenter les différentes équipes et expliquer comment chaque service fonctionne ainsi que les interactions entre les différents pôles. En outre, il faut montrer les différents locaux tels que les salles de pause, les espaces de réunion, les sanitaires, et bien sûr la machine à café.

Il est également conseillé d'organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner d'intégration pour créer un moment de convivialité et faciliter les échanges informels.

Il est important de prendre le temps d'expliquer toutes les composantes de l'entreprise, comme le fonctionnement du CSE ou les différents processus administratifs, et de fournir un livret d'accueil pour faciliter l'insertion dans le nouvel environnement de travail en formalisant l'ensemble des points à connaître.

1. Le tutorat :

Le tuteur ou la tutrice peut jouer un rôle crucial dans l'intégration du nouveau collaborateur. Il peut l'aider à mieux comprendre les différents aspects de l'entreprise, à trouver des réponses à ses questions et à établir des relations avec les autres employés.

Le choix du tuteur ou de la tutrice est important et doit être fait avec soin. Il ou elle doit avoir les compétences nécessaires pour guider efficacement la nouvelle recrue et être en mesure de lui consacrer suffisamment de temps. De plus, le tuteur ou la tutrice doit être un employé qui a une attitude positive et qui incarne les valeurs de l'entreprise.

Le choix d'un autre employé que le manager pour remplir ce rôle permet également au nouveau collaborateur de se sentir plus à l'aise pour poser des questions et pour exprimer ses préoccupations, sans craindre de représailles éventuelles.

1. Les formations :

Fournissez au nouvel employé des formations spécifiques liées aux processus, aux outils et aux compétences métier nécessaires à son rôle. Cette tâche peut être effectuée par le manager ou d'autres membres de l'équipe ayant les compétences requises. Dans tous les cas, il est important de préparer les personnes concernées pour qu'elles puissent accompagner efficacement le nouveau salarié et lui permettre de s'adapter à son nouveau poste.

1. Le feedback :

Il est important d'organiser des points réguliers avec le nouveau salarié pour recueillir son feedback dès le premier jour et dans les semaines qui suivent. Cela permettra au salarié de poser des questions et de faire part de ses remarques, ce qui lui permettra de mieux comprendre ses nouvelles missions et la culture de l'entreprise. De plus, cela permettra aux RH de suivre l'intégration du salarié de près et de veiller à son épanouissement dans son nouvel environnement de travail.

Une astuce intéressante est de demander au nouveau collaborateur de fournir un rapport d'étonnement quelques semaines après son arrivée. Ce document est une opportunité pour le salarié de donner un retour sur sa perception de l'entreprise, alors qu'il porte sur elle un regard encore neuf. C'est un exercice gagnant-gagnant pour le salarié qui se sent valorisé par la prise en compte de son point de vue, et pour les RH qui peuvent en déduire des axes d'amélioration pour l'intégration future des nouveaux collaborateurs.

Pour conclure, l'intégration d'un nouvel employé est une étape cruciale pour assurer sa motivation et sa productivité au sein de l'entreprise. En effet, une intégration réussie peut apporter de nombreux avantages à l'entreprise, tels que des économies sur les coûts de recrutement et la fidélisation des talents en interne. Par conséquent, en suivant les 10 étapes énoncées dans l'article, vous pouvez assurer une intégration réussie de votre nouveau collaborateur et ainsi garantir sa motivation et sa productivité à long terme.